Italiaanse bureaucraten houden van omslachtige administratieve procedures en hebben de officiële documenten en zegels uitgevonden voor elke gelegenheid en doel. Het vinden van het juiste kantoor is een uitdaging en wanneer je het gevonden hebt is het gesloten (vele kantoren zijn maar enkele dagen en uren open per week). Je hebt zelfs documenten nodig om andere documenten te bekomen. Het feit dat de regering deze documenten gebruikt is vaak onbegrijpelijk.
In welk ander land kan bijvoorbeeld je geboorteattest met gevarieerde informatie op 2 soorten officiële documenten gedrukt worden, een gevarieerde kost hebben en vervallen als je het niet kunt vernieuwen? Eens je de juiste documenten hebt moeten ze officieel vertaald worden. Ook moeten er verscheidene kopies van worden gemaakt. Bij het bezoeken van een postkantoor, hoofdkwartier van de politie of regeringskantoor kan je het geluid horen van het stempelen en het geknal, terwijl lange wachtrijen Italianen hopen dat ze op de juiste plaats zijn voor het vereiste document dat ze nodig hebben. Voor buitenlanders is de bureaucratie vaak nog ingewikkelder dan voor de Italianen zelf!
De situatie verbetert niet door het feit dat het Italiaanse rechtssysteem gebaseerd is op een eenvoudige wet: La Legge non ammette l’ignoranza – De Wet laat geen nalatigheid toe. De wet is er om alles te regeren onder de Italiaanse zon, maar er is echter geen officiële manier om dit te communiceren of uit te leggen aan het publiek. Zo draagt de individuele burger de verantwoordelijkheid om de informatie bij elkaar te garen zonder de hulp van de regering.
Er zijn vele documenten nodig bij het verkrijgen van een visum, een verblijfs- of werkvergunning. Jammer genoeg verklaart niet alle officiële informatie hoe je deze documenten kan verkrijgen. Zo is het moeilijk om aan deze vergunningen te geraken. Ondanks de moeilijkheden zijn er officiële Document Agentschappen die documenten kunnen bekomen en aanvragen voor jou kunnen doen (te vinden in de gouden gids onder certificati, agenzie).
Probeer kalm en beleefd te blijven bij het omgaan met de Italiaanse bureaucratie (zelfs al heb je het gevoel dat je de persoon achter de balie wilt wurgen). Als je Italiaans niet vloeiend is, kan je best iemand meenemen die Italiaans spreekt (de meeste ambtenaren spreken enkel Italiaans).
Verwacht nooit iets van Italiaanse ambtenaars (servitori civili) en zorg ervoor dat je alle toelichtingen begrijpt. Mocht je twijfelen, laat ze dan door iemand vertalen.
In februari 1999 zijn er vele officiële documenten afgeschaft en vervangen door een eenvoudig auto-certificaat, gewoonlijk gedrukt op een formulier (modulo) en beschikbaar bij de staatsambt. Lokale ambtenaren zijn hier zich echter niet van bewust en kunnen documenten aan klanten vragen die niet langer verplicht zijn. Het goede nieuws is dat de regering de bureaucratie aan het verminderen is en meer toegang voorziet tot informatie, vooral via het internet, vb. deze website .